COMMENT OPTIMISER L'UTILISATION DE GMAIL ?

Gmail est, dans son utilisation de base, un système de messagerie complet. Cependant il existe de nombreuses possibilités (gratuites) pour optimiser son utilisation.

Pour commencer, je vous conseille d'utiliser la dernière nouveauté de Gmail : "les onglets personnalisables".  Elle consiste en un classement automatique des messages en 5 catégories :

1. PRINCIPALE : vous retrouverez ici les e-mails qui vous sont directement adressés, les discussions,..
2. RESEAUX SOCIAUX : tous les messages, alertes, notifications des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin,etc.) seront regroupés dans cet onglet.
3. PROMOTIONS : les mails publicitaires ne viendront plus s'incruster dans vos e-mails privés, ils seront envoyés dans cette catégorie.
4. MISES A JOUR : ici seront regroupés tous les courriers de type newsletter, abonnement, etc
5. FORUM : comme son intitulé l'indique, regroupement de toutes les discussions issues des forums.

Si vous remarquez un mail mal classifié par Gmail, un simple clic droit vous permettra de le changer de catégorie de manière ponctuelle ou non.

Les avantages de la classification des courriels par onglets : visibilité, gain de temps, pertinence du tri...

Dans le même ordre d'idée, il convient d'utiliser la gestion des libellés :  pour classer vos messages par répertoire et/ou donner une couleur à vos messages (reconnaissance visuelle). L'utilisation des libellés est automatisable (filtres).

Pour continuer à optimiser l'utilisation de Gmail, il faut activer, ou désactiver, certaines options dans les paramètres.
Les paramètres généraux de Gmail respectent les standards des autres messageries en ligne. Cependant il y a une catégorie plus qu'intéressante : "LABOS".

Dans "labos" vous allez retrouver toute une série de plug-ins que vous pouvez activer.

Prenez le temps de parcourir cette rubrique et choisissez les fonctionnalités qui sont les plus pertinentes à votre utilisation.

A titre d'exemple :

• Annuler l'envoi : Vous avez cliqué trop vite sur "Envoyer" ? Interrompez l'envoi des messages pendant quelques secondes après avoir cliqué sur le bouton Envoyer.
• Réponses standardisées : Les e-mails avec un minimum d'efforts... Enregistrez et envoyez vos messages standard à l'aide d'un bouton situé en regard du formulaire de rédaction. Vous pouvez également envoyer automatiquement des e-mails à l'aide des filtres.

Si vous souhaitez d'autres plug-ins, vous en trouverez sur Chrome Web Store, par exemple Sreak. Attention certaines de ces extensions peuvent être payantes !

Enfin,  l'aspect visuel global : vous pouvez également configurer l'aspect visuel de Gmail : police, taille des caractères, fonds d'écran, thèmes etc.

Pour conclure,Gmail est très paramétrable et personnalisable. De plus il est relié à plusieurs services Google tels que la gestion des contacts, l'agenda, les taches, le drive... Gmail peut se synchroniser avec vos appareils mobiles.

N'oubliez pas de sécuriser votre compte  (voir le billet : Sécurité Google : Validation en 2 étapes).

Même dans sa version  gratuite, Gmail peut être utilisé comme  un outil professionnel ! Il est cependant préférable de passer à la version payante (sécurité et espace alloué plus importants) : Google Apps for Business.

A votre service pour toutes questions !